İstanbul Üniversitesi
http://sam.istanbul.edu.tr/?p=6962
Export date: Mon Nov 20 3:55:33 2017 / +0000 GMT

Elektronik Döküman Yönetim Sistemi (EDYS)


"Ulaşılamayan Bilgi Değersizdir"











 Doküman Yönetim ve Dijital Arşiv Sisteminin Amacı


  •  Bilgilerin ve dokümanların çoklu-kulanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamak



  • Dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanması

  • Evrak kayıt işlemlerini bilgisayar ortamına geçirmek ve verimi arttırmak

  • Herhangi bir evrakın kurum içi ve kurum dışı takibini yapabilmek

  • Kullanılacak tüm dokümanlara daha kolay erişim sağlayabilmek

  • Tüm evrakların belirlenen kriterlerle sorgularını oluşturularak  raporunu alabilmek

  • Emek, zaman ve masrafları en aza indirmek

  • Dokümanları uzun süre saklanabilmesini sağlamaktır.



Kurumsal Olarak Doküman Yönetim Sisteminin Faydaları

  • Dokümaların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma açısında zaman kaybının önlenmesi,

  • Kurumsal düzeyde veri bütünlüğün sağlanması,

  • Doküman hazırlama maliyetini azaltması,

  • Hem personele hem kullanıcıya hem de kuruma fayda sağlaması,

  • Kurumsal işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesi,

  • Herşey kayıt altına alınması ve daha şeffaf olacaktır.

  • Kağıt malzeme konusunda tasarruf sağlanmasıdır.


Doküman Yönetim Sistemlerinin Kullanılmadığı Durumlarla İlgili Bazı İstatistikler

  • Evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45'ine ve cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.(1)

  • Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.(2)

  • Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır.(2)

  • Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2)

  • Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.(3)

  • Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.(4)

  • Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5)


             Bu araştırmaların sonuçları, bilgi ve belgelerin yönetilmesinin önemini açıkça ortaya koyan gerçeklerden sadece birkaçını göstermektedir.  Bilgi ve belgeler yeterli güvenlik sağlanamadan ve dağınık bir şekilde, sadece fiziksel ortamda   saklandığında, zaman kayıpları, maliyet artışı ve verimde düşüş ile birlikte su baskını, hırsızlık, yangın gibi beklenmeyen durumlarda telafisi imkansız riskler kaçınılmaz hale gelmektedir.
Bilginin ve belgenin organize olarak saklanabilmesi, güvenli bir şekilde paylaşılabilmesi ve hızlı ulaşılabilmesi, yüksek maliyetli zaman   kayıplarının ortaya çıkmasını engellemekte ve kurumsal hafızanın firmanın geleceği için korunabilmesini sağlamaktadır.
Sonuç olarak tıpkı daktilodan bilgisayara geçişte olduğu gibi, tüm ticari kuruluşlar mutlaka yakın gelecekte doküman ve süreç yönetimi otomasyonlarına  geçeceklerdir. Başarılı ve kalıcı firmalar ile diğerleri arasındaki farkı ise, bu geçişi en doğru ve en erken şekilde yapabilmek belirleyecektir.












(1)Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com(2)Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com(3)InfoTech Research Group, "Paper Cut : The True ROI of Document Management", 2008, http://www.infotech.com(4)US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov(5) T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr

 
Post date: 2012-04-13 14:32:30
Post date GMT: 2012-04-13 11:32:30

Post modified date: 2012-05-02 15:26:56
Post modified date GMT: 2012-05-02 12:26:56

Export date: Mon Nov 20 3:55:33 2017 / +0000 GMT
This page was exported from İstanbul Üniversitesi [ http://sam.istanbul.edu.tr ]
Export of Post and Page has been powered by [ Universal Post Manager ] plugin from www.ProfProjects.com